Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym profesjonalistą, czy nowicjuszem w planowaniu wydarzeń, każde planowanie wydarzeń jest zaangażowanym i wymagającym procesem. Jednak w branży planowania imprez nie ma co rozpaczać - w końcu częścią twojej pracy jest sprawianie, by te wydarzenia były świetne! Dzięki odpowiedniemu planowaniu i organizacji, możesz zmienić ten chaotyczny proces w dobrze naoliwioną produkcję. Pozwól, że zmniejszymy Twój niepokój i pomożemy Ci stworzyć bezproblemowe wydarzenie.
Wczesne przygotowanie
Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić dla każdego wydarzenia jest wczesne rozpoczęcie planowania. Czasami prawidłowe przygotowanie nawet najmniejszego wydarzenia biznesowego może zająć od sześciu miesięcy do roku. Dając sobie wystarczająco dużo czasu, upewnisz się, że możesz uporządkować swoje myśli, zaplanować budżet i wprowadzić szczegóły w ruch. Niezliczone rzeczy muszą być zrobione najpierw, ale aby ułatwić sobie życie, zacznij od listy kontrolnej i podkreśl nie tylko najważniejsze informacje, ale nawet drobne szczegóły, które muszą być zrealizowane.
Powiązane: Planowanie konferencji firmowych
CEL:
Zanim zdecydujesz się na szczegóły, musisz ustalić, jaki będzie cel i przeznaczenie twojego wydarzenia. Wtedy będzie o wiele łatwiej określić rodzaj imprezy, którą chcesz rzucić, liczbę osób, które chcesz zaprosić, ile oczekujesz zysku z imprezy i kilka innych czynników.
Data, godzina, lokalizacja, miejsce:
Jak tylko będziesz miał cel swojego eventu, warto pomyśleć o optymalnej dacie wydarzenia. W ten sposób łatwiej będzie podjąć decyzję o wyborze miejsca i obiektu. Rozważając potencjalne opcje miejsca, pamiętaj o takich czynnikach, jak liczba osób, które spodziewasz się wziąć udział w imprezie (aby upewnić się, że miejsce będzie wystarczająco duże), a także upewnij się, że uwzględnione zostały niezbędne udogodnienia (Wi-Fi, pobliski nocleg dla podróżujących uczestników, itp.
Budżet:
Po ustaleniu niezbędnych szczegółów, ważne jest, aby sporządzić przybliżony budżet dla siebie. Takie planowanie wprowadzi Cię na właściwą drogę do określenia całkowitych kosztów, a także tego, ile pieniędzy musisz zebrać (np. ze sprzedaży biletów).
Wybierz temat:
Właściwy temat imprezy może zrobić światową różnicę, gdy próbujesz wymyślić dekoracje, mówców, rozrywkę, a nawet jedzenie na imprezę. Zastanów się, jakie przesłanie ma mieć impreza. Pomyśl o publiczności, do której kierujesz swoje działania. To pomoże Ci wybrać odpowiedni motyw przewodni, co sprawi, że pozostałe elementy wymienione powyżej będą znacznie łatwiejsze do wyboru.
W połowie drogi - 3 miesiące przed
Mając na uwadze większe czynniki związane z organizacją wydarzenia, nadszedł czas na dopracowanie szczegółów.
Sprzedawcy:
Z trzema miesiącami do wyjazdu, powinieneś sfinalizować konkretnych dostawców, których chcesz na swoje wydarzenie. Mogą to być kwiaciarnie, cateringi, ochrona i inni dostawcy, których potrzebujesz. Zbyt długie oczekiwanie na rezerwację może sprawić, że będziesz musiał zadowolić się swoimi planami awaryjnymi.
Materiały:
Zanim wydarzenie stanie się zbyt bliskie, złóż zamówienia na wszelkie swag, które możesz chcieć rozdać. Weź pod uwagę materiały do druku, przedmioty promocyjne i wszystko inne, czego możesz potrzebować podczas spotkań z platformami. Składanie zamówień z wyprzedzeniem pozwoli Ci upewnić się, że wszystko jest odpowiednio wydrukowane i wysłane we właściwe miejsce.
Mówcy i rozrywka:
Niezależnie od tego, czy szukasz kogoś związanego z tematyką twojego wydarzenia, czy chcesz trochę muzyki, aby ożywić wielki dzień, to dobry czas, aby przyjrzeć się mówcom i rozrywce. Weź pod uwagę rodzaj imprezy, którą organizujesz, jak również temat i zarezerwuj animatorów i mówców, których chcesz. Planowanie tego z wyprzedzeniem pozwoli Ci również promować swoich gości i zorganizować ich podróż i zakwaterowanie podczas imprezy.
Promocja:
Nie ma sensu planować wydarzenia, jeśli nikt się nie pojawi. Z odliczaniem na bieżąco, teraz jest czas, aby promować to wydarzenie w każdy możliwy sposób. Publikuj ogłoszenia w mediach społecznościowych, aktualizuj swoją stronę internetową, pisz posty na blogu, rozprowadzaj drukowane materiały marketingowe, stwórz filmik promocyjny i rozpowszechniaj informacje o swoim wydarzeniu. Niezależnie od tego, jaka aleja promocyjna najlepiej pasuje do Twojego wydarzenia, wejdź na nią i zacznij komunikować się o wydarzeniu w kreatywny sposób, aby społeczeństwo dowiedziało się o nim. Nie zapominaj o wysyłaniu przypomnień w miarę zbliżania się dnia imprezy; pomoże to utrzymać wydarzenie w pamięci wszystkich, w tym pracowników, sprzedawców i uczestników.
Zorganizuj finanse i przybliżony harmonogram:
Z planem wydarzenia w miejscu, następnym krokiem jest zorganizowanie finansów poprzez ustalenie cen biletów i wybór technologii biletowej. Jest to również doskonały moment, aby ustalić przybliżony harmonogram imprezy, dzięki czemu będziesz miał pojęcie o tym, jak chcesz, aby wszystko przebiegało.
Końcowe odliczanie
Ostatnie tygodnie przed wydarzeniem to czas na planowanie w ostatniej chwili i dopinanie luźnych końców. To świetny czas na przeprowadzenie rund treningowych, aby móc dopracować wszystkie szczegóły i wprowadzić zmiany w ostatniej chwili.
Potwierdź role i dopracuj szczegóły:
Przeanalizuj rolę każdego z uczestników w tym wielkim wydarzeniu. Upewnij się, że zespół rozumie swoje cele, a także poszczególne zadania, którymi musi się zająć. Skontaktuj się z pracownikami, wolontariuszami i ochroną, aby upewnić się, że nie mają żadnych pytań lub nieporozumień. Również finalizuj kwestie z ostatniej chwili z dostawcami. Sfinalizuj dekoracje, harmonogramy i wszelkie dodatkowe szczegóły i instrukcje, które chcesz, aby wiedzieli.
Stwórz harmonogram imprezy:
Z chaosem, który nastąpi w wielkim dniu, to idealne rozwiązanie, aby mieć konkretny plan w miejscu. Posiadanie harmonogramu dla siebie i zespołu sprawi, że wszyscy poczują się przygotowani, pomoże w jak najbardziej płynnym przebiegu imprezy i zapobiegnie wszelkim wpadkom i niespodziankom, które mogą się pojawić.
Niezależnie od tego, czy jest to spotkanie towarzyskie, czy ważne wydarzenie korporacyjne, zawsze jest wiele ruchomych elementów. Proces planowania może być ekscytujący, ale może być również nerwowy. Jednak stworzenie listy kontrolnej pozwoli Ci nie tylko zachować zdrowy rozsądek podczas całego procesu, ale także zapewni, że nawet najmniejszy czynnik zostanie uwzględniony. Dzięki temu będziesz mógł cieszyć się bezproblemowym wydarzeniem, z którego będziesz dumny. Jeśli szukasz profesjonalnego i doświadczonego zespołu zarządzania wydarzeniami, który pomoże Ci w organizacji następnego wydarzenia, nie szukaj dalej. Pozwól, aby Ironmark pomógł Twojemu wydarzeniu wyróżnić się i przenieść je na wyższy poziom, a Ty usiądź wygodnie, zrelaksuj się i pozwól nam wykonać wszystkie ciężkie zadania. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z nami już dziś.
